1、文件材料整理歸檔的具體操作方法：（一）收集 收集工作即是將本單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的、具有保存價值的各種文字材料收集集中起來的工作過程。
2、要求：材料齊全完整、內容真實準確（1）明確歸檔范圍 凡是反映本單位各種職能活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。
(資料圖片僅供參考)
3、各單位應依據《新規定》，結合本單位職能及其內設職能部門工作實際，加強對工作中形成文件材料的研究，詳盡編制本機關的文件材料歸檔范圍。
4、（2）歸檔時間確保按時完成一般運用三種形式結合收集： A、隨辦隨歸； B、定期收集； C、年終集中收集。
5、（3）歸檔要求 A、歸檔的文件材料應齊全完整、內容準確。
6、制成材料要耐久規范。
7、字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水。
8、 B、收集工作應立足本單位，注意業務部門形成的反映專業職能活動的文件材料的收集；重大活動事件材料的收集。
9、 C、文電合一。
10、 D、底稿隨印件一起收集。
11、若底稿是直接在計算機上起草的打印件，則一般只要收集發文稿紙與印件，其中發文稿紙上除了領導簽發外還需加蓋單位公章以示效力。
12、若計算機打印的底稿上有領導的重要修改或批示，應收集與印件一并歸檔。
13、 E、有重要領導批示的辦文單應隨正文一起收集歸檔。
14、 F、附件隨正件收集歸檔。
15、 G、關于同一問題的請示和批復應一起歸檔。
16、（二）確定“件” 歸檔文件整理方法是以“件”為單位，進行文件級整理。
17、確定“件”是歸檔文件整理工作的關鍵之一。
18、 “件”的確定一定要把握尺度，不可過嚴也不可太松。
19、一般以每份文件為一件。
20、具體情況作如下規定： 文件正本與定稿為一件； 2、計算機及其網絡環境中形成的文件，無定稿的，或打印出的定稿上無重要修改手跡、領導批示，定稿不歸檔，但發文稿紙必須歸檔,且與正文合為一件； 3、正文與附件為一件。
21、附件一般是指正文后注明的附件，它是正文內容的一部份。
22、 4、原件與復制件為一件； 5、轉發文與被轉發文為一件； 6、會議記錄一本為一件；如黨委會議記錄、行政會議記錄等； 7、成套的會議材料分別為件； 8、重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件； 9、正文與文件處理單（辦文單）為一件； 10、來文與復文（指請示與批復、報告與批示、函與復函）分別為件； 1報表、名冊、圖冊、成冊的編研材料、刊物等按其原來的裝訂方式，一冊（本）為一件； 12、未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位（如部門或時間等）組合，可裝訂在一起作為一件 。
23、如先進審批表、工資審批表、統計年報等； 13、介紹信一般一份為一件，若單位一年形成的介紹信數量較多時，也可結合其它特征劃分成若干件； （三）件的裝訂 件的裝訂主要是為了固定“件”，使其便于保管和利用。
24、 在裝訂前，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制或進行字跡加固處理。
25、文件的修整、復制要在保持原貌的前提下進行。
26、件的修整： （1）對破損文件進行修裱； （2）對字跡模糊或易褪變的文件進行復制； （3）去除文件上易腐蝕的金屬物；對于裝訂成冊不便拆封的書籍、刊物等，金屬物已嚴密封裝在其中，且拆釘會損壞原貌，不須拆釘重裝。
27、 （4）對于過大的文件進行折疊時應注意盡量減少折疊次數。
28、 （5）小于16開的紙張應用A4紙貼襯。
29、 （6）空白紙張抽除。
30、2、裝訂： 我區一般采用不銹鋼釘在文件的左側裝訂。
31、較厚的仍用三孔一線進行裝訂。
32、文件整理時必須左側和下邊齊；不銹鋼釘不宜釘得過多。
33、（不銹鋼釘應采用檔案行政管理部門監制的。
34、）3、件內的排序： （1）正本在前，定稿在后； （2）正文在前，附件在后； （3）原件在前，復制件在后； （4）轉發文前，被轉發文在后； （5）計算機及其網絡環境中形成的文件，無定稿的，正文在前，發文稿紙在后； （6）文件處理單（辦文單）歸檔的應放在最前面。
35、（四）件的分類 分類是歸檔文件整理工作的基本步驟。
36、是將歸檔文件按來源、時間、內容等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有機體系的過程。
37、 我區統一采用“年度—保管期限”的分類方法。
38、按年度歸檔： （1）一般文件歸入文件簽發年度。
39、如計劃、總結和獎懲材料等內容涉及不同年度的文件均歸入文件的簽發年度。
40、 （2）跨年度辦結的文件歸入辦結年度。
41、如處理案件、同一問題的來文和復文等； （3）跨年度的會議或活動材料統一放在閉幕年度歸檔 （4）幾份文件作為一件時，歸入排在最前面文件的簽發年度。
42、如會議記錄、介紹信、審批表、統計報表等。
43、2、按保管期限歸檔： 文書檔案分為永久和定期兩種保管期限，定期又分為30年和10年。
44、 凡區委、區政府及區級機關各部門普發的，且不屬于收文單位主要職能范圍，但也需貫徹執行的文件材料一律作10年保管。
45、（五）“件”的排列 排列是將每份歸檔文件先后排列有序化的過程。
46、即在同一保管期限內按事由結合時間對歸檔文件進行排列。
47、 事由是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較為緊密的工作過程。
48、一般一份文件就是一個事由。
49、 “年度—保管期限”分類方法對歸檔文件進行排列就是在同一保管期限內一般按具體事由結合文件形成的時間順序進行排列。
50、 具體情況處理： 來文與復文雖作為兩件，但排列時應排在一起，復文在前、來文在后； 2、歸檔結束后交來的零散文件材料，可排在同一保管期限歸檔文件的后面，而不必插入其中；但這種情況應在備考表中加以說明，在實際整理中應盡量避免。
51、 3、一次會議或一次活動的材料應集中在一起歸檔； 這種分類方法也可做到文件隨辦隨歸，但若文件數量較多不易手工檢索。
52、 鑒于大部分單位歸檔文件為年終集中收集模式，所以文件排列可實行在同一保管期限內按大類結合時間集中排列的方法。
53、這樣可以做到兼顧手工檢索與計算機檢索。
本文分享完畢，希望對大家有所幫助。
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